Polityka prywatności

Rejestracja wystawców edycji 2027

Formularz rejestracyjny zbiera dane podmiotu i nabywcy do faktury, dane osoby reprezentującej wystawcę i kontakty organizacyjne, wybrane parametry i wyposażenie stoiska oraz, opcjonalnie, propozycję wydarzenia w programie. Zapisujemy też numer i czas zgłoszenia, jego podsumowanie oraz wersję zaakceptowanego regulaminu.

Dane służą obsłudze zgłoszenia, zawarciu i wykonaniu umowy, organizacji udziału i rozliczeniom. Podstawą jest niezbędność podjęcia działań przed zawarciem i wykonania umowy, obowiązki prawne związane z rozliczeniami oraz prawnie uzasadniony interes w kontakcie z przedstawicielami wystawcy i ochronie roszczeń. Podanie wymaganych danych jest konieczne do obsługi zamówienia. Rejestracja nie zapisuje do newslettera.

Zgłoszenie jest przechowywane w prywatnej części hostingu strony, poza publicznym katalogiem WWW, a jego kopia jest synchronizowana z Arkuszem Google organizatora w celu obsługi zgłoszeń i przygotowania faktur. Dostęp mają upoważnione osoby obsługujące targi i rozliczenia oraz dostawcy hostingu, usług Google, poczty i obsługi księgowej w niezbędnym zakresie. Arkusz zgłoszeń nie jest publikowany. Danych do faktury i kontaktów nie publikujemy w katalogu wystawców; do katalogu wykorzystujemy jedynie informacje przeznaczone do prezentacji wystawcy.

Dane zachowujemy przez czas obsługi zgłoszenia i wydarzenia, a następnie przez wymagany przepisami okres przechowywania dokumentów rozliczeniowych oraz okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Szczegóły praw, kontaktu z administratorem i skargi do UODO znajdują się poniżej.

1) Kto jest administratorem danych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

Zakątek Fantastyki
ul. Partyzantów 44, 43-300 Bielsko-Biała
NIP: 5472228670
Kontakt: targi@zakatekfantastyki.pl
(„Administrator", „my").

2) Kiedy i jakie dane możemy zbierać?

Zbieramy dane tylko wtedy, gdy to ma sens organizacyjny i prawny, np. gdy:

1. wchodzisz na stronę www.festiwalbielsko.pl (np. adres IP, dane techniczne przeglądarki/urządzenia, logi serwera),
2. piszesz do nas e-mail lub przez formularz kontaktowy (np. imię, e-mail, treść wiadomości),
3. zapisujesz się/zgłaszasz do działań okołotargowych (np. jako prelegent, wolontariusz, partner) – wtedy zbieramy dane z formularza zgłoszeniowego,
4. bierzesz udział w wydarzeniu na miejscu – możemy utrwalać wizerunek w formie zdjęć/nagrań (ujęcia ogólne i relacyjne).

Nie prosimy Cię o dane „na zapas".

3) Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie?

4) Czy musisz podawać dane?

To zależy:

• jeśli piszesz do nas – podanie danych kontaktowych jest potrzebne, żebyśmy mogli odpisać,
• jeśli zgłaszasz się do działań (np. wolontariat/prelekcja) – podanie danych jest potrzebne do obsługi zgłoszenia,
• jeśli nie podasz danych, możemy nie mieć możliwości realizacji Twojej prośby lub kontaktu.

5) Komu możemy udostępniać dane?

Twoje dane możemy przekazywać wyłącznie wtedy, gdy to konieczne:

1. firmom/partnerom, którzy pomagają nam technicznie (np. hosting, serwis IT, poczta),
2. podmiotom wspierającym organizację wydarzenia – tylko w niezbędnym zakresie,
3. organom publicznym – jeśli wymaga tego prawo.

Nie sprzedajemy danych.

6) Czy dane trafiają poza EOG (UE)?

Zasadniczo nie planujemy przekazywania danych poza EOG. Jeśli korzystamy z dostawców usług, którzy mogą przetwarzać dane poza EOG (np. w chmurze), robimy to zgodnie z prawem (np. w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia).

7) Jak długo przechowujemy dane?

• korespondencję: przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a potem przez okres, w którym możemy potrzebować wrócić do ustaleń lub obronić roszczenia,
• dane z zapisów/zgłoszeń: przez czas potrzebny do organizacji i rozliczenia działań oraz archiwizacji organizacyjnej,
• logi techniczne: przez możliwie krótki czas, adekwatny do bezpieczeństwa i diagnostyki,
• materiały foto/wideo: przez okres przydatności archiwalnej i promocyjnej, chyba że skutecznie zgłosisz sprzeciw.

8) Twoje prawa (RODO)

Masz prawo do:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa lub zgoda),
• sprzeciwu wobec przetwarzania (gdy podstawą jest nasz uzasadniony interes),
• wycofania zgody w dowolnym momencie – bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Aby skorzystać z praw, napisz do nas: targi@zakatekfantastyki.pl

9) Skarga do organu nadzorczego

Jeśli uznasz, że przetwarzamy dane nieprawidłowo, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

10) Zdjęcia i nagrania na wydarzeniu

Wydarzenie ma charakter publiczny, dlatego możemy wykonywać zdjęcia i nagrania w celach dokumentacyjnych i promocyjnych.

Jeśli nie chcesz znaleźć się na ujęciu zbliżeniowym:

• podejdź do naszej obsługi na miejscu lub
• napisz do nas po wydarzeniu na: targi@zakatekfantastyki.pl

Opisz sytuację (np. miejsce, godzina, kontekst), żebyśmy mogli realnie zadziałać.

11) Cookies i podobne technologie

Wykorzystujemy mechanizmy przeglądarki potrzebne do działania strony i formularza:

• wybrany jasny lub ciemny motyw zapamiętujemy lokalnie w przeglądarce (localStorage),
• szkic formularza wystawcy zachowujemy w bieżącej karcie (sessionStorage), aby można było wrócić do wypełniania po odświeżeniu,
• wersję wysyłanego zgłoszenia zachowujemy w tej samej karcie, aby po przerwanym połączeniu można było ponowić identyczną próbę bez tworzenia drugiego zamówienia,
• panel organizatora korzysta z niezbędnego pliku cookie sesji logowania.

Szkic oraz dane ostatniej próby wysyłki są dostępne do odtworzenia przez maksymalnie 2 godziny od ich zapisu i są usuwane po potwierdzonym zapisie zgłoszenia. Szkic można wyczyścić przyciskiem w formularzu. Dane w tej karcie nie są wysyłane do organizatora przed wybraniem końcowego przycisku zgłoszenia; sam zapis szkicu nie tworzy zamówienia.

Nie uruchamiamy na stronie Google Analytics ani Meta Pixel. Materiały z zewnętrznych serwisów, takie jak odtwarzacz YouTube, są wczytywane po wybraniu odpowiedniego przycisku. Po ich uruchomieniu obowiązują również zasady prywatności dostawcy danego materiału. Ustawieniami pamięci i plików cookie możesz zarządzać w przeglądarce.

Mierzymy zbiorczo zdarzenia: wyświetlenie oferty wystawcy, otwarcie kalkulatora, przejście do danych i podsumowania, wystąpienie błędu oraz zapis nowego zgłoszenia. Własny pomiar nie używa plików cookie, identyfikatorów odwiedzających ani trwałej pamięci urządzenia. Do liczników trafia wyłącznie rodzaj zdarzenia i dzień według czasu polskiego, bez NIP, e-maila, adresu, treści formularza, adresu IP, danych przeglądarki czy adresu strony odsyłającej. Dane zbiorcze przechowujemy na naszym hostingu przez 90 dni; dostęp do raportu ma zalogowany organizator. Liczba zdarzeń nie oznacza liczby unikalnych osób. Niezależnie od tych liczników hosting może prowadzić logi techniczne niezbędne do działania i bezpieczeństwa strony.

12) Bezpieczeństwo

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne, aby chronić dane przed utratą, dostępem osób nieuprawnionych i nadużyciami.

13) Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, jeśli zmienią się nasze procesy lub przepisy. Aktualna wersja jest publikowana na stronie.

Kontakt: targi@zakatekfantastyki.pl